Nhật Bản từ lâu đã nổi tiếng về các dòng mỹ phẩm cao cấp an toàn và hiệu quả. Chính vì thế thương hiệu mỹ phẩm của Nhật Bản đang được lưu thông trên khắp thị trường thế giới. Ở Việt Nam các doanh nghiệp trước khi đưa dòng sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu này lưu thông trên thị trường cần phải thực hiện việc công bố mỹ phẩm nhập khẩu.

Trong bài viết chúng tôi sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp, nhà phân phối sản phẩm các bước chuẩn bị hồ sơ và thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản

1. Yêu cầu hồ sơ từ Nhật Bản

1. Bảng công thức thành phần của sản phẩm mỹ phẩm có xác nhận của Công ty sản xuất hoặc chủ sở hữu nhãn hàng.
2. Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu nhãn hàng Nhật Bản cho doanh nghiệp Việt Nam đứng tên đăng kí lưu hành sản phẩm (POA) được hợp pháp hóa lãnh sự của nước sở tại (Nhật Bản).
3. Giấy phép lưu hành tự do CERTIFICATE OF FREE SALE(CFS) được hợp pháp hóa lãnh sự của nước sở tại (Nhật Bản).

Điểm khác biệt tại đất nước Nhật Bản trong việc cấp phép Giấy CERTIFICATE OF FREE SALE (CFS) so với các quốc gia khác đó chính là cơ quan cấp giấy phép. Nếu như ở Mỹ thẩm quyền cấp giấy phép CFS là Cơ quan thương mại của từng bang cấp phép. Ở Hàn Quốc là do Hiệp Hội Mỹ Phẩm KOREA – HÀN QUỐC cấp thì tại Nhật Bản do Cơ quan hành chính nhà nước Trung Ương như Sở Thương mại, Sở Công thương cấp. Do vậy cần hết sức lưu ý khi xem xét tính hợp pháp của hồ sơ khách hàng cung cấp về Việt Nam.

2. Yêu cầu hồ sơ từ phía Việt Nam

Trong 3 loại giấy tờ nêu trên có 2/3 Giấy tờ quan trọng cần phải đáp ứng được các quy định của pháp luật Việt Nam

2.1 Thư ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu nhãn hàng

Đây là loại giấy tờ thường xuyên gặp sai sót với các đơn vị không có nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ. Khi chuẩn bị cần lưu ý các vấn đề sau :

1. Ngôn ngữ trình bày: Tiếng Việt, Tiếng Anh hoặc song ngữ Việt – Anh
2. Giấy ủy quyền phải có các nội dung: Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; tên, địa chỉ của tổ chức cá nhân được ủy quyền; phạm vi ủy quyền; nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền; thời hạn ủy quyền; cam kết của nhà sản xuất; tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên ủy quyền.

2.2 Giấy chứng nhận lưu hành tự do.

Giấy chứng nhận lưu hành tự do(CFS): Tùy theo quy định của mỗi nước mà CFS sẽ có nội dung và “form” mẫu khác nhau. Tuy nhiên để được chính phủ Việt Nam chấp nhận, CFS cần đảm bảo nội dung là sản phẩm được sản xuất và lưu hành tự do tại nước xuất khẩu (Nhật Bản) . Hiện tại Công ty chúng tôi đang có đầy đủ mẫu của các Quốc gia khác nhau để khách hàng có thể tham khảo.

3. Quy trình thực hiện việc công bố

Bước 1: Doanh nghiệp nhập khẩu có nhu cầu công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản chuẩn bị đầy đủ hồ sơ công bố theo quy định.

Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ tại Cục Quản lý Dược - Bộ Y Tế.

Bước 3: Hồ sơ sau khi được tiếp nhận sẽ được kiểm tra, nếu đầy đủ giấy tờ thì sau thời gian quy định sẽ được thông báo trả kết quả.

Bước 4: Nhận kết quả tại Cục.

4. Thành phần hồ sơ công bố

1. Đơn đăng ký lưu hành mỹ phẩm (theo mẫu TT 06/2011/TT - BYT);
2. Giấy phép thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư của tổ chức, cá nhân đứng tên đăng ký lưu hành mỹ phẩm;
3. Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu nhãn hàng Nhật Bản cho doanh nghiệp đứng tên đăng kí lưu hành sản phẩm (POA) được hợp pháp hóa lãnh sự của nước sở tại
4. Giấy phép lưu hành tự do CERTIFICATE OF FREE SALE(CFS) được hợp pháp hóa lãnh sự;
5. 01 CD ghi thông tin sản phẩm công bố nhập khẩu.

5. Điều kiện để thực hiện việc đăng kí công bố

1. Doanh nghiệp công bố phải có mã ngành kinh doanh mỹ phẩm.
2. Doanh nghiệp công bố phải cam kết thành phần mỹ phẩm không có các chất cấm và hàm lượng các chất hạn chế sử dụng không vượt quá giới hạn cho phép.
3. Các doanh nghiệp đã từng công bố các sản phẩm trước đó phải thực hiện thủ tục báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh mỹ phẩm lên sở Y tế và bộ Y tế định kì hàng năm.

6. Các công việc luật Hà Trần thực hiện

1. Tư vấn, soạn thảo hồ sơ.
2. Soạn thảo, xem xét tính hợp pháp của hồ sơ (đặc biệt hợp đồng ủy quyền công bố mỹ phẩm và giấy chứng nhận lưu hành tự do) để đảm bảo các nội dung cần thiết theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Đại diện khách hàng thực hiện các thủ tục cần thiết, đôn đốc, thúc đẩy quá trình giải quyết hồ sơ tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
4. Hướng dẫn các công việc cần thực hiện sau khi có giấy phép công bố mỹ phẩm.

Hãy liên hệ với CÔNG TY LUẬT HÀ TRẦN để được giải đáp chi tiết và hiệu quả nhất về dịch vụ mà bạn quan tâm.